Van vastgoed naar 'flexgoed' : onderzoek naar anticiperend vermogen binnen een vastgoedportefeuille

Eén van de belangrijkste eigenschappen van Corporate Real Estate Management is om bedrijfsvastgoed aan te laten sluiten bij de primaire processen van de organisatie. Organisaties en de omgeving van organisaties veranderen de laatste decennia steeds vaker en steeds sneller. Specifiek binnen de Rijksoverheid zijn er onzekerheden in de omgeving van de Departementen als politieke sturing, de invloed op vastgoed vanuit ‘het nieuwe werken’ en de krimp van het aantal ambtenaren. Deze dynamiek in de omgeving staat in contrast met het statische, inflexibele karakter van vastgoed.
Doel van dit onderzoek is te onderzoeken in hoeverre het vastgoedbeleid van het Rijk zo is vormgegeven, dat geanticipeerd kan worden op toekomstige veranderingen. Het doel van het bezitten van anticiperend vermogen binnen de vastgoedportefeuille is het minimaliseren van toekomstige (financiële) risico’s en het kunnen blijven aansluiten van het vastgoed op het primaire processen van de organisatie.
Vanuit de literatuur komen er verschillende theorieën naar voren met betrekking tot het kunnen anticiperen op onzekerheid en een dynamische omgeving. Het creëren van flexibiliteit binnen de vastgoedportefeuille en het creëren van flexibiliteit in gebouwen komt daaruit naar voren. Daarnaast is scenarioplanning geschikt als planningsmodel en als denkmodel.
Vormen van flexibiliteit op portefeuille niveau die veelvuldig voorkomen zijn: de keus tussen eigendom/huur, lange/korte huurtermijnen, geografische spreiding (diversificatie), verschil in afloop contracten, verschillende contracten op verschillende bouwdelen, breakopties en het formuleren van beleid en kaders met betrekking tot flexibiliteit. Vormen van flexibiliteit op gebouwniveau zijn er zowel vanuit de realisatie van een gebouw als vanuit het gebruik van een gebouw beschreven.
Kernpunten met betrekking tot realisatie zijn de mogelijkheid om uit te breiden danwel afstoot, indelingsflexibiliteit, inrichtingsflexibiliteit en functionele flexibiliteit. Met betrekking tot flexibiliteit in het gebruik van een gebouw wordt het creëren van flexibele concepten genoemd.
Scenarioplanning is een methodische aanpak om de toekomst in kaart te brengen; om zicht te krijgen op verschillende mogelijke toekomsten. De kracht zit in de ontwikkelde scenario’s maar ook in het denkproces om te komen tot scenario’s. Veel managers gaan uit van wat gaat gebeuren in de toekomst. Bij scenariodenken ga je juist uit van wat mogelijk kan gebeuren. Hierin zit het grote verschil in anticiperend vermogen. Als beleidsmakers uitgaan van wat gaat gebeuren (een extrapolatie van het verleden) dan staat men minder of niet open van wat kan gebeuren, waardoor je voor verassingen kan komen te staan.
In het DAS model (Designing an Accomodation Strategy) komt het creëren van flexibiliteit tot uiting in het kunnen anticiperen op veranderingen vanuit de huidige portefeuille (aanbod) naar de toekomstige portefeuille. Scenarioplanning heeft voornamelijk te maken met de trends en ontwikkelingen van de huidige vraag naar de toekomstige vraag en het ‘aanbod’ dat vastgoed daar tegenover zet.
De onderzochte en beschreven literatuur is getoetst bij onderstaande cases. Centrale vraag hierbij is of deze theorieën en aspecten van anticiperend vermogen daadwerkelijk worden toegepast binnen de cases; de Departementen. Geanalyseerd zijn flexibiliteit in de portefeuille, flexibiliteit op gebouwniveau en of men scenarioplanning hanteert.
De onderzochte cases zijn:
Case RijksgebouwendienstCase Ministerie van Justitie; Raad voor de KinderbeschermingCase Ministerie van Verkeer en Waterstaat; RijkswaterstaatCase Ministerie van Financiën; BelastingdienstCase Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit; Voedsel en Waren Autoriteit
Vanuit het uitgevoerde onderzoek kan geconcludeerd worden dat alle onderzochte departementen onzekerheid, beïnvloedende trends en dynamiek herkennen en onderkennen. De trends zijn de verwachte ontwikkelingen en extrapolaties vanuit het verleden. Scenarioplanning wordt bij de onderzochte departementen vrijwel niet toegepast. Flexibiliteit binnen een portefeuille wordt door een aantal departementen deels maar niet structureel binnen de gehele portefeuille toegepast.
Gebouwflexibiliteit wordt vrijwel niet gehanteerd, met uitzondering van flexibele werkplekconcepten. Binnen de Departementen, de RGD en DG OBR zijn er weinig tot geen flexibiliteitskaders en richtlijnen vastgesteld.
Gesteld kan worden dat het vastgoedbeleid van departementen binnen de Rijksoverheid nog niet structureel is ingericht op het kunnen anticiperen op toekomstige veranderingen. Hier zijn risico’s aan verbonden, zowel financieel, het onnodig uitgeven van belastinggelden als het niet kunnen laten aansluiten van vastgoed op het primaire proces van het departement.