Webarchivering bij het Ministerie van Verkeer en Waterstaat : verslag van een onderzoek

Het ministerie van Verkeer en Waterstaat ontwikkelt en beheert al sinds 1995 internetsites. Aanvankelijk werden deze sites vooral gebruikt als voorlichtingsinstrument en waren ze vrij statisch van karakter. Met het naderbijkomen van de elektronische overheid gaan de internetsites van het Ministerie een steeds belangrijkere rol spelen in de communicatie met de burger. Ze worden niet meer alleen gebruikt om informatie te presenteren, maar ook om te communiceren met burgers over het beleid dat wordt gevoerd of wordt ontwikkeld en om transacties uit te voeren. De websites hebben daarmee niet alleen een functie gekregen binnen de voorlichtingsprocessen van het ministerie, maar ook binnen de uitvoerende- en beleidsprocessen. De inzet van websites bij de uitvoering van deze processen leidt er toe dat websites niet alleen aan te merken zijn als mooie (en ook vluchtige) ?publicaties?, maar ook als ?archief? dat informatie bevat die voortkomt uit deze processen en die doorgaans niet in een andere, papieren, vorm beschikbaar is . In een eerder stadium heeft het ministerie van Verkeer en Waterstaat een onderzoek laten uitvoeren naar de vraag of websites onder de archiefwetgeving vallen en, zo ja, hoe ze dan gearchiveerd zouden kunnen worden. Uit dit onderzoek bleek dat de archiefwetgeving op websites van toepassing is en dat er in beginsel verschillende mogelijkheden zijn om ze te archiveren. Eén methode heeft ook de praktijk zijn waarde bewezen: de snapshotmethode Het ministerie van Verkeer en Waterstaat heeft samen met het bedrijf Capsis een pilotproject uitgevoerd om te onderzoeken of deze methode ook voor het ministerie geschikt is. De snapshotmethode wordt namelijk tot dusver met name gebruikt door nationale bibliotheken die het web van hun eigen land willen vastleggen. De toepassing van de snapshotmethode binnen een organisatie met als oogmerk het voldoen aan belangen van bedrijfsvoering, verantwoording of kennisdeling is nog niet aangetroffen. De doelen van dit pilotproject waren om